Un incidente puede involucrar producto incorrecto, una pieza faltante o un paquete que no llega según lo esperado. El registro permite coordinar la respuesta sin perder contexto. Esta guía describe organización interna; las soluciones deben respetar las condiciones y derechos aplicables a cada compra.
Abrí un caso identificable
Registrá pedido, artículo, variante, importador y motivo de contacto. Si hubo varios paquetes, vinculá el incidente con el despacho correspondiente. Usá una descripción objetiva: “el comprador informa que recibió otra medida” es más precisa que asignar una culpa antes de revisar.
Guardá la fecha y el canal de contacto para reconstruir la secuencia. Evitá duplicar casos porque el comprador escribió por dos vías diferentes.
Pedí evidencia pertinente
Solicitá únicamente la información necesaria para entender el problema. Una foto del artículo y su referencia puede ayudar ante una variante equivocada; no todos los casos requieren el mismo material. Compartí con el proveedor lo necesario para resolverlo, sin distribuir datos personales ajenos al incidente.
La falta de un dato interno no debería traducirse en pedir repetidamente al comprador la misma explicación. Revisá primero qué ya tiene tu equipo.
Asigná responsable y próximo paso
Cada caso necesita una persona que coordine la respuesta, aunque intervengan importador y transportista. Registrá qué información falta, quién la solicitará y cuándo se revisará. Estados como abierto, en revisión y resuelto ayudan si todos entienden sus condiciones.
Aprendé del cierre
Anotá qué ocurrió y qué acción evitó o podría evitar una repetición. Si se confundieron variantes, revisá códigos y preparación. Si hubo expectativas equivocadas, revisá ficha y comunicación. No borres el historial al resolver el caso: sirve para detectar patrones.
La guía de atención al cliente ayuda a convertir ese registro en mensajes claros, mientras que SKU y variantes aborda una fuente frecuente de confusiones operativas.
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